BAB
I
Pendahuluan
Adminitrasi
merupakan domain ilmu kearsipan. Dalam kegiatannya dengan konsep kontinyum
dokumen, arsip statis merupakan kelanjutan dari arsip dinamis sehingga masalah adminitrasi
arsip statis sedikit disinggung dalam makalah ini uyang menekankan pada
manajemen arsip dinamis.
Dari sekian banyak arsip dinamis yang dimiliki badan
korporasi, hanya sejumlah kecil saja yang memiliki nilai historis permanen,
berkisar antara 1 sampai 5%. Penentuan mana arsip dinamis yang akan disimpan dan dimusnahkan yang sudah ditentukan pada jadwal retensi
arsip (bab 18).
Arsip mendokumentasikan mengapa sebuah badan korporasi
dibentuk, apa prioritasnya, siapa tokoh yang berpengaruh, mengapa badan
korporasi berhasil atau gagal, bagaimana perkembangannya, bagaimana bdan
korporasi menerima dan menyesuaikan dengan tehnologi baru, bagaimana
menyesuaikan diri dengan pasr yang berubah dan bagaimana badan korporasi melihat dirinya sendiri, misalnya cikup besar
atau korporasi dan pemahaman tentang pentingnya tanggung jawab bersama di
antara orang-orang yang terlibat dalam manajemen arsip.
ISI
Arsip
Statis
2.1 Adminitrasi Arsip Statis
a.
Penaksiran Arsip Statis
Admintrasi
arsip merupakan domain Ilmu Kearsipan. Dalam kaitannya dengan konsep kontiyum
dokumen, arsip statis merupakan kelanjutan dari arsip dinamis.
Arsip
yang dilestarikan meliputi informasi tentang karyawan, gerakan karyawan, data
biografis tokoh dalam badan korporasi.
b.
Pemilhan
arsip dinamis
Ada pun pertimbangan
yang diperlukan dalam menentukan arsip dinamis yang akan disimpan permanen di
depo arsip:
·
Apakah fungsi arsip semata-mata alat
adminitratif belaka?
·
Apakah koleksi arsip hanya untuk orang
dalam saj?
·
Apakah arsip tersebut terbuka untuk
penelitian dan orang lain yang merekam peranan badan korporasi di masyarakat
saja yang dikumpulkan?
·
Apakah arsip pribadi pimpinan badan
korporasi juga dilestarikan?
c.
Isi
arsip Dinamis
Pemilihan arsip
dinamsis terbagi atas dua fase kegiatan:
·
Menentukan unit admintratif yang paling
banyak menghasilkan arsip dinamis diperlukan untuk kepentingan badan korporasi.
·
Menetukan arsip dinamis yang akan
dilestarikan
d.
Jenis
Arsip Statis
Umumnya arsip statis
disimpan berupa kertas. Tapi, tidak semua arsip statis yang di simpan pada
kertas saja karena arsip mencerminkan
perkembangan historis sebuah badan korporasi terdiri atas tiga bagian jenis
arsip.
Walt Disney Production
menyimpan tiga jenis arsip yang dibagi menjadi arsip bisnis, kreatif, dan produk.
e.
Penentuan
nilai Informasi
Penaksiran arsip
dinamis yang akan dipilih sebagai arsip statis ditentukan pula oleh nilai
informasiyang tekandung dalam arsip dinamis. Nilai arsip dinamis terbagi dua
yaitu nilai rujukan (referens) dan nilai penelitian.
2.2 Tanggung jawab adminitrasi Arsip
Adminitrasi arsip yang
efesien mensyaratkan pertanggung-jawban pelestarian sejarah badan korporasi dan
pemahaman tentang pentinnya tanggung jawab bersama diantara orang-orang yang
terlibat dalam manajemen arsip.
a. Penempatan
Penempatan tanggung
jawab bagi program manajemen arsip tidak jelas batasannya. Dalam hal tersebut
terdapat 3 aliran menyangkut siapa yang memiliki tanggung jawab dan wewenang
akhir atas pembentukan dan pembinaan program arsip.
1. Aliran
pertama berpendapat bahwa manajemen arsip dinamis merupakan merupakan satu
unsur dari sistem manajemen arsip dinamis yang komprehensif, sehingga tanggung
jawab ddan wewenang berada pada manejer arsip dinamis.
2. Arsip
paris memilki tanggung jawab dan
wewewnang untuk mengatur sistem total, mulai dari penciptaan arsip dinamis
sampai dengan penyimpanan arsip dinamis.
3. Perlu
pembedaan yang jelas menyangkut fungsi yang ada antara seseorang arsipapris
yang bergerak dalam bidang arsip dinamis.
b. Koordinasi
Ketiga pembagian
tanggung jawab dan wewenag menyangkut arsip dinamis dan arsip statis memerlukan
berbagai tanggung jawab yang memerlukan koordinasi., kerja sama, dan komunikasi
diantara manejer arsip dinamis dan arsiparis.
2.3 Penyimpanan Arsip dinamis
a.
Penyusunan
arsip statis
Arsiparis mengikuti dua
prinsip yaitu :
1. prinsip provenans, adalah arsip unit tertentu
dalam sebuah badan korporasi tetap dipertahankan sebagai kelompok terpisah,
bukannya dijadikan satu dengan arsip sejenis dari unit lain.
2. dan
prinsip original order melestarikan arsip dinamis dalam tata susuanna yang sama
dengan susunan yang digunkan pada kontrol asal
2.4 Persiapan
Pemilihan metode yang tepat
untuk persiapan dan penyimpanan arsip merupakan langkah penting untuk
keteraihan dan penggunannya pada masa
mendatang.
a.
Persiapan
Arsip Statis
Arsip statis yang diterima harus disiapkan
untuk disimpan. Semua klip logam dan staplas yang ada pada arsip tersebut
dibuang, kecuali jika klip dan staplas tersebut anti karat. Karet gelang pun harus disingkirkan. Kopy duplikat arsip dimusnahkan, kemudian
surat dikeluarakan dari amplop dan tidak dilipat. Arsip statis yang berada dalam kondisi buruk
dicatat untuk diperbaiki. Tape tidak
boleh digunakan.
b.
Peralatan
Menyimpan arsip statis dalam filing cabinet
tidak disarankan. Folder dalam filing
cabinet sering macet dan penelusuran
folder mempercepat kerusakan, terlebih lagi dokumen tersebut mudah
melengkung. Disamping itu filing cabinet
harganya mahal, tidak luwes, makan tempat dan kondusif terhadap temu balik yang
lamban. Lemari baja lebih cocok untuk menyimpan dokumen. Beberapa dari dokumen tersebut tentu
memerlukan perlengkapan simpan khusus, misalnya lemari kaca tertutup untuk
melindunginya dari debu atau tangan manusia.
Arsip tidak dapat disimpan di rak kayu karna besar peluang adanya
terporoksida damar yang dapat menyebabkan kerusakan pada arsip tersebut.
c.
Sistem
Deskripsi Arsip Atatis
Terdapat bermacam-macam metode deskripsi
koleksi arsip, metode tersebut tergantung pada besar kecilnya arsip serta
materi arsip digunakan. Alat bantu temu
(finding aid) di desain sesuai dengan kebutuhan khusus masing-masng
koleksi. Banyak dari arsip bisnis
menggunakan kartu katalog karana dapat mencakup entri subjek, entri judul dan
seri.
2.5 Konservasi
Dokumen kertas merupakan sebagian besar cantuman arsip.
Usia kekuatan kertas dapat diperpanjang dan dapat dipertahankan tanpa
tergantung pada kualitas kertas.
1.
Pengawasaman
(deadisifikasi) kertas
Keasaman
kertas diukur dalam skala pH. Skala pH
merupakan skala numeric sembarang berjulat dari 0 samapai 14 yang mengukur
keasaman dan keaslian kealkalian kertas.
ASAM BASA
|
|
||||||||||||||
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
0 1
2 3 4 5
6 8 9 10 11
12
13 14 7 (Netral)
Gambar
19.2 Skala pH
Alkali
merupakan substansi yang ditambahkan pada kertas untuk meletralisir asam. Karana skala tersebut merupakan skala
logaritma,setiap nomor merupakan peningkatan 10 kali dalam perubahan kesaman
atau kealkalian. Misalnya bacaan pH 4
menunjukan bahwa pada titik pH 4 keasamannya 10 kali lipat dibandingkan dengan
titik pH 5. Keasaman pada titik pH 4
adalah 100 kali lipat dibandingkan dengan titik pH 6.
2.
Laminasi
Laminasi
adalah metode pelestarian cantuamn dengan cara menutup panas, dan telah
digunakan sejak tahun 1930-an. Proses
laminasi menggabungkan kertas antara dua lembar asetat selulosa. Untuk melaksanakn laminasi memerlukan
keterampialan penyiapan cantuman untuk dilaminasi serta proses laminasi itu
sendiri. Cantuman harus dibersihkan,
diawaasam, dan dikeringkan sebelum dilaminasi.
Untuk laminasi jangan menggunakan film plastic yang tersedia di took
karna film plastic tersebut akan mengerut serta merusak cantuman yang akan
dilaminasi.
Laminasi asetat selulosa dianggap
buakn teknik preservasi yang baik karna adanya kelemahan sebagai berukut:
- Panas
serta tekanan terhadap cantuman pada waktu proses laminasi akan merusak
arsip statis.
- Kertas
yang dilaminasi akan tetap rusak dan materi pelapis akan juga rusak dan
mungkin berakibat pada dekomposisi produk kertas.
- Mengubah
arsip statis cantuaman yang sudah di laminasi sulit dilakukan.
3.
Pengapsulan
Pengapulan
atau encapsulation adalah proses menyimpan dokumen diantara lembaran film
polyester dan menutup rapat bagian tepi dengan tape. Proses ini tidak tidak memerlukan
keterampilan, perlengkapan kusus maupun bahan kimia. Film polyester tidak melekat kedokumen. Film polyester membungkus dokumen guna
melindungi dokumen. Setelah film
terbungkus dalam film polyester, mK dokumen tersebut dapat di foto copy, dimikrofilm. Jika dianggap tidak perlu, film polyester
dapat dibongkar. Sebelum dimasukkan ke
bungkus film polyester sebaiknya dokumen diawasam terlebih dahulu.
c. Mikrobentuk
Mikrobentuk dalam Bahasa inggris disebut microform
artinya mengubah bentuk dokumen asli ke bentuk lebih kecil dalam media film
sehingga disebut Mikrobentuk. Media baru
tersebut dapat berupa Mikrofilm, Mikrofis dan Mikrolegam. Copy Mikrofilm asli disimapn di arsip,
demikian pula dokumen aslinya, sedangkan yang di gunakan untuk pemakai umum
adalah Mikrofilm positif yang telah digandakan.
2.6 Ruangan
Penyimpanan
Kondisi ruangan yang tepat merupakan hal penting bagi
cantuman arsip. Sewaktu merencanakan
penyimpanan cantuman arsip, hal yang di pertimbangkan adalah konstruksi gedung,
control keamanan, control suhu dan kelembaban cahaya dan alokasi ruang.
a.
Gedung
Gedung yang menyimpan arsip
harus tahan kebakaran artinya konstruksi gedung harus mampu menahan kebakaran
selama 3 jam sebelum roboh. Hal tersebut meliputi tembok yang tahan api, system
penanganan asap, alaram asap dan adanya sirkulasi udara yang baik juga sangat
diperlukan dalam gedung penyimpanan arsip.
Di beberapa gedung bahkan dipasang filten polutan guna mencegah polusi
dari lingkungan sekitar. System
pengamana fisi juga harus tersedia seperti pagar tembok dan pintu.
b.
Control
Suhu dan Kelembaban
suhu dan kelembaban yang
terkendalimembantu kelestarian arsip.
Suhu yang baik untuk arsip adalah 18˚ samapai 21˚ Celsius, kelembaban
yang dianjurkan ialah 45 sampai 50%.
Dengan demikian gedung arsip di Indonesia harus menghabiskn biaya
pengatur kelembaban karna angka kelembaban di Indonesia sangat tinggi, sekitar
80-90%.
c.
Cahaya
Radiasi ultraviolet (UV) dan
cahaya kasat mata aktif akan menyebabkan kerusakan pada cantuman serta mempercepat
reaksi kimia. Radiasi ultralembayung
terutama berasal dari sinar matahari dan sinar fluoresen merupakan ancaman bagi
arsip bila arsip tidak dimasukan ke dalam kardus atau bungkusan. Sinar incandesen bukan merupakan ancaman bagi
materi arsip serta merupakan cahaya yang di sarankan.
d.
Ruang
Persyaratan ruanagn bagi
fasilitas kearsipan sama saja dengan persyaratan bagi pusat cantuman, baik
menyangkut ruangan, pengolahan, kantor, dan rujukan. Besarnya ruangan yang diperlukan tergantung
pada volime dalam gedung, proyeksi akuisisi arsip dan kegiatan rujukan yang
ada.
2.7 Akses
dan Pengamanan Arsip Statis
Untuk pengaman arsip statis
perlu dikembangkan dan di implementasikan system pengamanannya. Pengaman ini mulai dari saat arsip statis di
terima, diolah, digunakan oleh peneliti, dan disimpan di rak. Evaluasi terhadap gedung atau depo arsip
mencangkup penilaian atas jendela, pintu dan langit-langit. System pengamanan mampu menangkal orang yang
idak berwewenang masuk untuk memenfaatkan alaram, jari-jari, panel pemantau,
atau detector gerakan yang disambungkan dengan alaram jarak jauh. Ketika menyusun system pengamanan juga
mencangkup penyimpanan ditempat lain.
Dalam hal tersebut hanya Arsiparis yang berwenang yang
memiliki akses ke kawasan rakrak tempat arsip disimpan, pengunjung yang dibawa
kekawasan penyimpanan hendaknya didampingi, sedangkan peneliti yang menggunakan
materi arsip diruang baca selalu dipantau.
Staf pemeliharaan dan pengamanan tidak memperoleh aksrs kekawasan
penyimpanan arsip terkecuali didampingi staf yang berwewenang.
2.8 Ancangan Administrasi arsip Statis
Administrasi arsip statis
menyusun prosedur control untuk melestarikan sejarah serta menyediakan wahana
untuk menggunakan sejarah dalam cara yang bermanfaat dalam lingkungan bisnis. Secara historis, terdapat 3 pendekatan pada
administrasi arsip statis yaitu pendekatan interens tak berstruktur, pendekatan
insteren bersruktur dan pendekatan eksteren.
a.
Pendekatan Interen tak bersruktur
Pada
pendekatan ini, seseorang ditugaskan untuk memilih arsip dinamis inaktif yang
bernila dan harus dilestarikan serta arsip dinamis inaktif yang tidak memiliki
nilai dapat dimusnahkan.Hal ini
dilaksanakan berdasarkan kebutuhn untuk menyiangi arsip dinamis inaktif yang
ada agar tersedia ruang untuk arsip dinamis yang baru. Kecenderungan arsip dinamis inaktif tiba
lebih awal dari pada pemusnahannya maka pemeliharaan sering dilakukan untuk
meningkatkan ruang penyimpanan untuk arsip berikutnya. Orang-orang yang ditugaskan untuk memilih dan
mengambil keputusan menyangkut retensi atau pemusnahan akan menyebabkan
keputusan yang tidak taat atas azas dan seringkali mengakibatkan lenyapnya
arsip dinamis inaktif yang berharga.
b.
Pendekatan Insteren berstruktur
Pada
pendekatan ini, pemilihan dan pemusnahan arsip dinamis in aktif dilakukan
sesuai dengan system formalyang di kembangkan oleh badan korporasi yang
bersangkutan. Tujuannya ialah memperoleh
arsip bisnis bernilai historis untuk kepentingan badan korporasi. Di AS pendekatan ini dimulai oleh perusahaan
Firestone Tire & Rubber Company tahun 1943 kemudian ditiru oleh perusahaan
besar lainnya seperti Eli Lilly and Company, Walt Disny Production, Frod Motor
Company, Coca, IMB, Universitas dan badan pemerintah.
Pada
pendekatan ini, badan korporasi lebih suka melestarikan dan memelihara arsip
historisnya ditempatkan pada perpustakaan Universitas, himpunan sejarah dan
badan pengumpul lainnya seperti Arsip Nasional.
Pendekatan eksteren memisahkan arsip dinamis pada dua tempat yaitu arsip
dinamis aktif disimpan pada badan korporasi yang memilikinya sedangkan arsip
dinamis inaktif disimpan di luar badan korporasi. Semua arsip dinamis inaktif yang disimpan di
depo luar jarang digunakan, menumpuk dan biaya penyimpanannya mahal. Pendekatan eksteren tampaknya cocok untuk
perusahaan yang sudah bangkrut.
2.9 Fungsi
Arsip Statis
Arsip dinamis penting, tidak
saja penting untuk mempelajari masa lalu tetapi juga dampak pengetahuan masa
lalu terhadap pengetahuan masa kini dan mendatang. Pelestarian dan penyempurnaan pemerintahan,
institusi lain dan organisasi, perhimpunan dan peradaban tergantung pada
pelestarian dan pemanfaatan yang efisien akan arsip statis. Ada beberapa fungsi arsip statis diantaranya:
1)
Sebagai memori perusahaan atau perorangan
2)
Untuk pembuktian
3)
Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
4)
Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian
sejarah
5)
Untuk keselamatan manusia
6)
Untuk kepentingan masyarakat
7)
Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
8)
Memelihara aktifitas hubungan masyarakat
9)
Arsip statis di gunakan untuk kepentingan
politik dan keamanan
10)
Untuk menelusur silsilah
11)
Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau
perorangan
12)
Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan
kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi, maupun
hak lainnya.
BAB
III
Kesimpulan
Admintrasi
arsip merupakan domain Ilmu Kearsipan. Dalam kaitannya dengan konsep kontiyum
dokumen, arsip statis merupakan kelanjutan dari arsip dinamis.
Arsip
yang dilestarikan meliputi informasi tentang karyawan, gerakan karyawan, data
biografis tokoh dalam badan korporasi.
Pemilihan arsip
dinamsis terbagi atas dua fase kegiatan:
·
Menentukan unit admintratif yang paling
banyak menghasilkan arsip dinamis diperlukan untuk kepentingan badan korporasi.
·
Menetukan arsip dinamis yang akan
dilestarikan
Ada beberapa fungsi arsip
statis diantaranya:
1)
Sebagai memori perusahaan atau perorangan
2)
Untuk pembuktian
3)
Sesuai dengan ketentuan perundang-undangan
4)
Sebagai sumber penelitian, khususnya penelitian
sejarah
5)
Untuk keselamatan manusia
6)
Untuk kepentingan masyarakat
7)
Untuk kepentingan pendidikan dan hiburan
8)
Memelihara aktifitas hubungan masyarakat
9)
Arsip statis di gunakan untuk kepentingan
politik dan keamanan
10)
Untuk menelusur silsilah
11)
Mempersiapkan sejarah peringatan lembaga atau
perorangan
12)
Arsip memberikan sumbangan dalam pembinaan
kepribadian nasional serta bermanfaat dalam melindungi warga, hak pribadi,
maupun hak lainnya.
Daftar
Pustaka
Alegheteye, B.G “ The role of archivistsand cusdodians,” Archives and manuskripts, 7, 1978: 110-14.
“Aechives”, dalam ALA World
Encyvlopedia of Library and Information Servise, 1980: 36-54.
“Archives”, The New
Encyclopedia Brintannica, 1, 1989:530-531.
Bahmer, Robert H. “Archives,” dalam Encyclopedia of library and Information scince, 1:515-519
Tidak ada komentar:
Posting Komentar